Prípadné problémy v logistike počas športových, festivalových, kultúrnych, či iných akcií sa podpisujú pod nespokojnosť účastníkov, hostí, partnerov a na konci dňa pod nepríjemný pocit a celkovú reputáciu podujatia a aj organizátora.
Čo robí športovú a eventovú logistiku dôležitou? Čo všetko zastrešuje a v čom je špecifická? Je potrebné mať logistického partnera? To je len pár príkladov z množstva otázok, s ktorými sa stretáva Martin Uličný, odborník na eventovú logistiku z DB Schenker pre Česko a Slovensko.
Čo je športová a eventová logistika?
„Základom športovej a eventovej logistiky je samozrejme doprava a preprava. Rozdiel však tvorí viacero špecifík. Byť logistickým partnerom znamená byť súčasťou organizačného tímu od fázy plánovania podujatia, cez samotný event až po jeho ukončenie, čo trvá niekedy aj celé mesiace. Na rozdiel od logistiky tradičných paliet sa väčšinou prepravujú netypické predmety, zariadenia, exponáty, materiály rôznych tvarov, veľkostí a množstiev. S tým súvisí aj na mieru naplánovaná manipulácia, ktorá si vyžaduje okrem klasických nákladných áut aj špeciálnu techniku a vozový park. Potrebné sú aj špeciálne skladové priestory, slúžiace či už ako centrálny sklad alebo ako medzisklad pre akciu. Napríklad v rámci Slovenska a Česka máme k dispozícií 17 skladov na tieto účely,“ vysvetľuje Uličný.
Logistický dream team
Najmä v posledných fázach príprav podujatia a v čase realizácie sa ukážu výhody správne vybratého logistického partnera. „Naše skúsenosti a spätné väzby od organizátorov podujatí nám rokmi potvrdzujú, že veľkou pridanou hodnotou pri eventoch je zohratý a skúsený logistický tím, vrátane flotily ochotných multitask šoférov, ktorý rozmýšľa a vie čo má robiť. Na mieste je častokrát niekoľko dní pred akciou a počas jej konania, hlavne cez víkendy, a k dispozícii je 24/7. Okrem logistických úloh, ktoré musí plniť, nemá problémy pomôcť organizátorom aj manuálne s inými vecami.“
Niekoľkočlenný tím pomáha s logistikou, prepravou a zásobovaním systémom just-in-time, dokonca just-in-sequence na viacero miest súčasne. To znamená, že zabezpečuje potrebné predmety, materiály, zariadenia, zásoby na konkrétnu lokalitu v konkrétnom čase a okamžite premiestňuje nepotrebné veci z miesta alebo ich presúva tam, kde budú potrebné neskôr.
Od veľkých truckov až po špeciálnu manipulačnú techniku
Špecifické podmienky každého eventu si vyžadujú logistické riešenia na kľúč. „Dlho pred samotnou akciou sedíme s organizátormi a dizajnujeme, aký typ logistiky potrebujú, aká je časová, ľudská náročnosť a tiež požiadavky na typy logistických vozidiel a špeciálnej techniky. Napríklad pri logistike počas Medzinárodného maratónu mieru v Košiciach v meste, a zvlášť v centre, využívame náš bezemisný, CO2 free truck, jediný na Slovensku.“
Podľa typu eventu a požiadaviek organizátorov sú najčastejšie potrebné autá s hydraulickou rukou, nákladné autá do terénu a žeriav, ktoré má DB Schenker k dispozícii. Výhody širokého parku nákladných áut a špeciálnej techniky, vrátane ekologického trucku, oceňujú práve organizátori rôznych športových podujatí nielen v mestách, ale aj v prírode a v chránených územiach. Medzinárodnú pôsobnosť a skúsenosť DB Schenker využívajú nielen organizátori športových podujatí, ale aj samotné športové tímy, kluby či asociácie na logistiku a prepravu športových zariadení a príslušenstva na medzinárodné súťaže a olympijské hry, kde zabezpečuje aj potrebné colné papiere na odbavenie.
Benefity pre organizátorov
Správne zorganizovaná a riadená logistika športových podujatí a eventov skúseným profi tímom je pridanou hodnotou pre organizátorov. „Šetrí čas a náklady, najmä pri náročných podujatiach a akciách, kde nefunkčná logistika spôsobuje vážne problémy pri príprave a zvlášť počas priebehu akcie. Nemenej dôležitým benefitom je poskytnutie personálnych kapacít, ktoré sú non-stop k dispozícii a ktoré by si inak museli organizátori zabezpečiť po vlastnej línii, čo je častokrát náročné vzhľadom na komplexnosť logistiky takýchto podujatí. Pridanou hodnotou je tiež zabezpečenie skladovania a prepravy množstva rôznorodých zariadení, materiálov, mobiliáru, objemných a ťažkých materiálov so skúseným tímom.“
Košický Medzinárodný maratón mieru
Príprava na košický Medzinárodný maratón mieru začína hneď po skončení posledného ročníka. Samotná príprava na mieste je týždeň pred štartom. Organizátorom dáva DB Schenker k dispozícii vlastný sklad, ktorý slúži ako centrálny sklad všetkých materiálov a pre partnerov. Zabezpečuje stavbu bežeckých tratí, vybudovanie zázemia, občerstvovacej stanice, ale aj stavbu stupňa víťazov. „K dispozícii máme 13 áut, vrátane bezemisného trucku. V nedeľu, v deň pretekov, pomáhame organizátorom pri blokovaní dopravy a MHD v Košiciach a pri rýchlom odstránení blokácie, aby sa zbytočne nekompiloval život v meste. Máme veľmi prísny a presný harmonogram, čo, kde a kedy zaviezť. Napríklad traťová logistika začína v nedeľu ráno o 6:00 hodine a musí byť zabezpečená najneskôr do 8:30. Napríklad v rámci pitného režimu sme do občerstvovacích staníc v poslednom ročníku prepravili približne 12 000 fliaš,“ hovorí Martin Uličný a dodáva zaujímavosť na záver: „Košický maratón mieru oslávil 100. výročie. Na jeho oslavu sme priviezli jubilejné umelecké dielo, veľkorozmernú sochu holubice od slovenského sochára Ruda Hofera, pod názvom Posol mieru.“
Jizerská 50
Legendárna bežkárska súťaž Jizerská 50 pripravuje logistiku s DB Schenker 5 mesiacov pred podujatím. Využíva hlavne služby športovej logistiky najmä oblasti zabezpečenia transportu športového materiálu, dovozu 8 800 športových čísel z Talianska, 8 800 čipov nameranie športových výkonov bežcov a zváža tiež reklamné bannery a logá. K dispozícii dáva vlastný sklad, kde sa všetko zhromažďuje. Počas samotných pretekov zabezpečuje dopravu, rozvoz, ale aj prevoz mobilných toaliet, ako aj manipuláciu so zábranami, s ktorými pomáha vytvárať športové trate.