Zápis do registra partnerov verejného sektora je pomerne „mladou“ zákonnou povinnosťou, ktorá sa vzťahuje najmä na podnikateľov, ktorí prijímajú prostriedky z verejných zdrojov (za určitých okolností sa však môže vzťahovať aj na fyzické osoby – nepodnikateľov). Štatistiky jednoznačne ukazujú, že počet subjektov zapísaných v registri partnerov verejného sektora každým rokom narastá, čo naznačuje, že register plní svoj primárny zmysel, ktorým bol boj proti schránkovým firmám (z tohto dôvodu býva tento register niekedy označovaný aj ako protischránkový register), pričom zápis môže vykonať jedine oprávnená osoba.
Kto môže byť oprávnenou osobou, ktorá môže zapisovať subjekty do registra partnerov verejného sektora?
Oprávnenou osobou (teda osobou, ktorá môže podať návrh na zápis do registra partnerov verejného sektora) je podľa zákona jedine: Advokát, notár, banka, audítor alebo daňový poradca, ktorí majú miesto podnikania alebo sídlo na území Slovenskej republiky. To znamená, že firma alebo podnikateľ sa do tohto registra nemôže zapísať sama, ale môže ju zapísať jedine táto oprávnená osoba, ktorá ručí za správnosť zápisu pod hrozbou pokuty až do 100 000 €!
Ako je teda proces zápisu upravený?
Tento zápis upravuje najmä zákon č. 315/2016 Z. z. o registri partnerov verejného sektora a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon“) resp. vyhláška, ktorou sa ustanovujú vzory podaní do registra partnerov verejného sektora (ďalej len „Vyhláška“). V ani jednom z týchto predpisov však nie je možné nájsť presný postup ako proces zápisu prebieha, resp. ako by mala oprávnená osoba postupovať (čo považujeme za principiálne správne, nakoľko to závisí od viacerých skutočností).
Zákon však stanovuje mantinely pri tomto procese, keď uvádza, že: „Oprávnená osoba je povinná pri identifikácii konečného užívateľa výhod konať nestranne a s odbornou starostlivosťou, zaobstarať si o predmete zápisu do registra všetky dostupné informácie a tieto vyhodnotiť. Oprávnená osoba nie je viazaná pokynmi partnera verejného sektora. Konaním s odbornou starostlivosťou sa rozumie konanie so starostlivosťou primeranou funkcii alebo postaveniu oprávnenej osoby po zohľadnení a nezávislom odbornom vyhodnotení všetkých dostupných informácií, ktoré získala alebo mohla získať a ktoré sa týkajú alebo môžu mať vplyv na jej konanie.“
Od tohto si môžeme odvodiť aj to ako by mal prebiehať „štandardný“ zápis do registra partnerov verejného sektora, ktorý môžeme rozdeliť do 3 etáp.
Etapa č. 1 – Zaobstaranie podkladov potrebných k identifikácii konečného užívateľa výhod: V tejto časti si oprávnená osoba vyžiada od subjektu, ktorý sa chce do registra partnerov verejného sektora zapísať, doklady nevyhnutné k identifikácii tzv. konečného užívateľa výhod. Pojem konečný užívateľ výhod má pomerne zložitú definíciu, na účely tohto článku si ju však dovolíme zjednodušiť tak, že konečným užívateľom výhod je každá osoba, ktorá má aspoň 25 % podiel vo firme, resp. samotná fyzická osoba, v prípade ak sa zapisuje fyzická osoba – podnikateľ. Oprávnená osoba by sa však nemala spoľahnúť len na doklady, ktoré dostane od klienta, ale mala by si ich pravdivosť preveriť aj z verejne dostupných zdrojov a registrov. Pri jednoduchšej vlastníckej a riadiacej štruktúre sa obyčajne jedná o: Doklady totožnosti, spoločenskú zmluvu/zakladateľskú listinu, výpis z registra trestov, účtovnú závierku, výpis z účtu a pod. Počet a druh dokladov potrebných k zápisu však veľmi úzko závisí od tohto aká zložitá je vlastnícka a riadiaca štruktúra subjektu, ktorý sa chce zapísať.
Etapa č. 2 – Príprava dokumentov potrebných k zápisu: Po preštudovaní vyššie uvedených dokumentov oprávnená osoba identifikuje konečného užívateľa a výhod a pripraví dokumenty, ktoré je potrebné priložiť k návrhu na zápis (okrem vyššie uvedených dokumentov). Podľa zákona sa jedná o: verifikačný dokument, vyhlásenie oprávnenej osoby a dohodu o plnení povinností oprávnenej osoby pre partnera verejného sektora. Veľmi často sú využívané aj rôzne čestné vyhlásenia, ktoré podpisujú osoby, ktoré sú identifikované ako koneční užívatelia výhod, resp. osoby, ktoré sú členom štatutárneho alebo dozorného orgánu subjektu, ktorý má byť do tohto registra zapísaný.
Etapa č. 3 – Príprava, podanie návrhu na zápis a zápis do registra partnerov verejného sektora: Po skompletizovaní 2 vyššie uvedených krokov môže oprávnená osoba podať návrh na zápis do registra partnerov verejného sektora. Ten sa podáva na jediný príslušný súd, ktorým je podľa Zákona Okresný súd Žilina. Súd má následne 5 pracovných dní (táto lehota býva týmto súdom riadne dodržaná) na vykonanie zápisu. Po vykonaní zápisu zašle oprávnenej osobe výpis z registra obsahujúci tento zápis. Register podľa zákona funguje výlučne elektronicky a údaje, ktoré sú v ňom zapísané nie je potrebné pred orgánmi verejnej moci a v obchodnom styku preukazovať.
Na koho sa teda môže subjekt, ktorý sa chce zapísať obrátiť?
V podstate na ľubovoľného advokáta alebo notára, avšak mnohí z nich túto službu neposkytujú, či už z dôvodu odlišnej špecializácie alebo pre vysoké pokuty, ktoré oprávneným osobám hrozia. Ak máte záujem zápis s podaním už do 12 hodín, budeme radi, ak využijete našu službu zápis do registra partnerov verejného sektora.