Čo znamenajú pre nás a pre klientov eventy?
Eventy sú viac ako len obyčajné stretnutia s ľuďmi na určitom mieste a v určitom čase. Sú to príbehy, ktoré sa odohrávajú v reálnom čase a ktoré obohacujú naše životy zväčša pozitívnymi a neraz i neopakovateľnými emóciami. Ide o momenty, ktoré nás spájajú prostredníctvom vášne, našich koníčkov, osobných či profesijných preferencií. Každý jeden event je jedinečný, a preto si vyžaduje jedinečné riešenia.
V spoločnosti Hurricane poskytujú klientom takéto individuálne kreatívne riešenia už viac ako 26 rokov. Zameriavajú sa na detaily, inovácie, dbajú na výber najlepších technológií a odborný tím ľudí. Klienti sa na Hurricane obracajú hlavne kvôli pocitu istoty, ktorý ich odbremení od ďalších zbytočných stresov.
Prečo sú eventy v obľube?
Predstavme si podujatia, ktoré sú pre mnohých z nás dôvodom na zábavu, stretnutie s priateľmi či získavanie nových podnetov v súkromnom i pracovnom živote. V dnešnom rušnom svete častokrát hľadáme spôsoby a príležitosti na oddych a zábavu, ktoré sú spojené s hudbou, tancom či rôznymi inými aktivitami. Eventy často ponúkajú aj možnosť objavovať nové záujmy a zážitky. Eventový priemysel sa okrem naplnenia istých požiadaviek stáva dynamickým priestorom pre kreativitu či inovácie. Do tejto kategórie môžeme zaradiť indoor aj outdoor aktivity, ktoré otvárajú dvere ku kultúre, športu, hudbe, umeniu a iným zážitkom.
Čo plánovanie eventov obnáša?
Pri plánovaní všetkých podujatí sa musí myslieť na veľmi veľa aspektov. Ide o základné kroky ako vybavenie vhodného miesta, termínu podujatia, zabezpečenie programu, ktorý bude zameraný pre danú skupinu alebo aj masu ľudí, zabezpečenie parkovacích miest, rôzne povolenia na vstup do areálu, catering, starostlivosť o vystupujúcich, pri veľkých outdoor eventoch aj zabezpečenie rýchlej záchrannej služby, hasičov, a v neposlednom rade sa kladie veľký dôraz na technické zabezpečenie eventov.
Bez ohľadu na to, či ide o indoor event alebo podujatie pod holým nebom, kvalitné technické vybavenie a odbornosť technického tímu je jedným zo základných pilierov úspešného eventu. Môže ísť o menšie tradičné formáty ako firemné večierky, ktoré sú „šité na mieru“ a častokrát zahŕňajú aj branding a dizajn eventu. Veľké outdoor festivaly si vyžadujú časovo náročnejšiu prípravu, odbornosť a spoľahlivosť technického dodávateľa, ktorá je veľmi dôležitá.
Ako sa na event pripraviť?
Aby eventy dosiahli svoj plný potenciál, je kľúčové mať spoľahlivé technológie a spoľahlivých odborníkov s dlhoročnými skúsenosťami. V Hurricane sa zameriavajú na detailne prepracované logistické plány, ktorých výsledkom sú realizácie viacerých eventov súbežne počas jedného dňa. Dôležité je prerozdelenie vozidiel a technikov do jednotlivých tímov, naplánovanie inštalácie, produkcie a deinštalácie do časových intervalov či príprava krízovej situácie v prípade potreby. Ich produkčný a technický tím prechádza každoročne rôznymi odbornými školeniami, zameranými na obsluhu techniky a ich bezpečnú prevádzku. Tie sú v eventovom biznise mnohokrát podceňované.
Samotná technika ešte pred naložením do vozidla prechádza dôkladnou kontrolou, či všetko správne funguje. Dôležitým je mať vždy aj back up, teda techniku navyše ako zadné dvierka. Tie spoločne s pohotovými a skúsenými technikmi na mieste častokrát zachránia samotný event. Techniku môžeme rozdeliť do sekcií, o ktoré sa v Hurricane starajú odborníci podľa ich zamerania. Ide o zvukovú sekciu, videosekciu, svetelnú sekciu, hardware-ovú sekciu, taktiež o univerzálnych technikov, ktorí pomáhajú s montážou a demontážou i vodičov nákladných vozidiel. Naplánovanie logistiky je v tomto prípade kľúčovým bodom, pretože každý človek, ktorý je zakomponovaný do eventového procesu, je veľmi dôležitý.
O každý projekt sa v Hurricane stará pridelený projektový manažér, ktorý na jednej strane už od začiatku komunikuje s klientom, na druhej strane usmerňuje a riadi tím technikov a dohliada na každý detail. Vďaka pokrokovým softvérom vedia klientovi navrhnúť vizualizáciu scény, do detailu navrhnúť dizajn a rozmiestnenie techniky, a teda celú šou naprogramovať vopred.
Ako prebieha technické zabezpečenie eventu?
Nestačí myslieť len na ozvučenie, osvetlenie a videoréžiu, ale taktiež bezpečnú stavbu pódia a strechy, stavbu LED obrazovky či iných dynamických prvkov ako sú dymostroje, lasery, ohňové šou a podobne. V niektorých prípadoch môže ísť aj o zabezpečenie stavby tribún alebo inštaláciu mobiliáru ako veľkokapacitné i menšie stany, stoly a stoličky a iné. Po kontrole techniky prebieha vyskladnenie a naloženie techniky do nákladného vozidla alebo dodávky. Potom sa už technici presúvajú na „miesto činu“, kde nasleduje dôkladná a bezpečná inštalácia techniky. Montáž môže trvať od hodiny až do niekoľkých desiatok hodín alebo dní. To záleží od veľkosti eventu a zarezervovanej techniky. V závislosti od koncepcie programu sa vyžaduje v niektorých prípadoch nielen skúška, ale aj generálka pred samotným eventom.
Po ukončení eventu sa hostia presúvajú domov, avšak technická zložka ani zďaleka. Čaká ich totiž deinštalácia všetkej techniky, naloženie do vozidiel, dopravenie sa do skladu a vyloženie techniky. Aj technici sú len ľudia, ktorí potrebujú mať detailne naplánovaný pracovný deň vrátane nočných inštalácií/deinštalácií. Plán musí zahŕňať okrem iného aj dostatočný čas na spánok a oddych.
Kontrolným nástrojom po ukončení eventu je dôkladné naskladnenie techniky, ktoré zamedzí stratu techniky, ale aj to, či všetko správne funguje. Ak nie, nasleduje servisovanie danej techniky. Každý jeden krok musí byť premyslený do detailov z logistického, technologického i bezpečnostného hľadiska. Iba tak môže byť event úspešný.
V Hurricane sa snažia pristupovať zodpovedne aj k znižovaniu nákladov klienta, čo v praxi znamená napríklad využitie A.I. technológie pri rozpoznávaní tváre účinkujúceho. Je to len jeden z príkladov, ktoré dokážu klientovi ušetriť náklady na event. Technológia robotických kamier je založená na automatickom snímaní účinkujúceho. Za touto kamerou nemusí stáť žiadny kameraman, pretože spracovanie snímok sa deje priamo v réžii.
Eventy z bezpečnostného hľadiska
Tejto téme by sme sa mohli pokojne venovať v samostatnom článku, ale určite by sme chceli spomenúť zopár dôležitých opatrení, na ktoré sa z hľadiska bezpečnosti nesmie zabúdať. Údržba a kontrola technických zariadení a kabeláže sú samozrejmosťou, ktorá sa nesmie vynechať.
Outdoor podujatia sú náročnejšie z hľadiska predvídania rôznych faktorov ako počasie, terén, zvýšené bezpečnostné opatrenia z dôvodu masy ľudí a umiestnenie vodoodolnej techniky. Je potrebné, aby boli hardware a technické zariadenia chránené pred dažďom, vetrom či inými prírodnými vplyvmi. Zároveň treba kontinuálne komunikovať s organizátorom alebo bezpečnostným tímom priamo na mieste v prípade riešenia núdzových situácií.
Hurricane a vzdelávanie
Súčasťou eventového biznisu je pre Hurricane výchova a vzdelanie nových generácií budúcich technikov či projektových manažérov. Vybrali sme cestou vzdelania študentov, aby nielen technicky vyškolili svojich budúcich kolegov, ale taktiež ich motivovali k aplikácii inovatívnych krokov pre tvorbu moderných eventov.
Ak si prajete, aby bol Hurricane súčasťou vášho podujatia a zmenili ho na udalosť, kontaktujte ich a radi vám navrhnú technické riešenie: www.hurricane.sk