V poslednom čase sa s rôznymi „eventmi“ akoby roztrhlo vrece. Usporadúvajú ich obce a mestá, firemné marketingové oddelenia, skupiny nadšencov atď.
Naozaj nám stačia skúsenosti, ktoré sme nadobudli organizovaním rodinných osláv alebo podnikových večierkov? Nehazardujeme tak trochu so zdravím a životmi návštevníkov?
Predstavujeme vám 3 základné exaktné postupy pre event managera, ako posúdiť elementárne faktory bezpečnosti, ktorá sa týkajú infraštuktúrnych rizík.
Zodpovednosť organizátora
Vedeli ste, že organizátor je zodpovedný za udalosť a nesie zodpovednosť za bezpečnostné riziko? Ak nie je prevádzkovateľ (majiteľ prevádzky) a organizátor tá istá osoba, organizátor preberá za prevádzkovateľa implementáciu a zodpovednosť za podujatie. Preto musí organizátor postupovať v rámci bezpečnostných, organizačných, technických a ekonomických aspektov.
Analýza a vyhodnotenie rizík a opis opatrení pre bezpečnosť sú preto súčasťou pracovnej oblasti organizátora, inak event managera. Cítite tú zodpovednosť? Pravdepodobne od tohto momentu sa na váš event bude pozerať inými očami. Vy ste ten, kto nemôže byť počas prípravy eventu iba posúvačom informácií medzi klientom a dodávateľmi. Vy musíte do tohto procesu aktívne vstupovať, lebo vy ste osoba, v ktorej je zhmotnená zodpovednosť za všetkých ľudí na evente.
Kapacita interiérového priestoru nie je daná jeho veľkosťou, ale kapacitou únikových východov
Prvá poučka, ktorú by ste si mali zapamätať je, že interiérový priestor, kde sa event koná, musia všetci hostia dokázať opustiť najneskôr do 10 minút. Únikový východ je definovaný základnou šírkou 1,2 m. Cez takýto východ môže za 10 minút opustiť priestor 1 000 ľudí. Ak sú takého východy dva alebo má východ šírku 2,4 m, kapacita sa zvyšuje na 2 000 ľudí.
Ak je však k dispozícii iba jeden východ, buďte obozretní, môže byť znemožnená jeho priechodnosť a už nastáva problém. Ideálne je totiž mať k dispozícii viac východov ako jeden. Pri veľkých akciách (nad 1 000 ľudí) sa pri výpočte kapacity únikových východov automaticky nepočíta s kapacitou jedného z východov, aj keď je k dispozícii. Vytvára sa tak bezpečnostná rezerva.
Na výpočet vnútornej kapacity priestoru môžete používať tento základný vzorec: počet štvorcových metrov vydelíte dvoma a vyjde vám orientačná kapacita, ktorá čiastočne počíta už aj technickou výbavou priestoru – mobiliár (stoly a stoličky), sound & light technika...
Pri konferenčnom kinosedení viete umiestniť do priestoru dvoch ľudí na 1 štvorcový meter. Konferenčný spôsob sedenia však spomaľuje rýchlosť opustenia priestoru, a preto počítame iba so 75-percentnou kapacitou únikových východov.
Open air eventy
Akcie, ktoré sa konajú pod holým nebom na otvorenej ploche, nemajú obyčajne problém súvisiaci s únikovými východmi. Väčšinou sa hostia v prípade nebezpečenstva vedia voľne rozptýliť. Krízové sú však miesta, kadiaľ hostia musia prechádzať – cesty, tunely... Tu je potrebné vedieť, akou rýchlosťou sa môže pohybovať dav – hustota davu verzus rýchlosť.
Pri hustote 1 osoba/m2 sa dav pohybuje klasickou rýchlosťou chôdze 5,4 km/h. Ak sú na 1 m2 už 2 osoby, rýchlosť sa spomalí na 3,6 km/h, pri 3 osobách/m2 je rýchlosť už iba 1 km/h a ak je hustota 4 osoby/m2, dav stojí a vzniká kritická situácia. Napríklad udržanie skupiny alebo rodiny je nemožné. Preto venujte pozornosť hlavne zúženým miestam a hlavným komunikačným koridorom.
Odteraz...
Dbajte na bezpečnosť vašich eventov. Venujte adekvátny čas príprave krízových scenárov a rozprávajte sa o nich s rovnakou vážnosťou, ako sa rozprávate, keď riešite program vášho eventu. Ak máte akékoľvek pochybnosti, zverte bezpečnosť vášho eventu do rúk odborníkovi.
Článok bol publikovaný v špecializovanej prílohe Eventy 2018, ktorá vyšla v marcových Stratégiách.