Súčasná náročná situácia a s ňou súvisiaci zákaz organizovania hromadných podujatí otriasli základmi tradičného fungovania eventových agentúr.
Komunikácia firiem so zákazníkmi, partnermi či médiami je v posledných týždňoch výrazne obmedzená. Mnohým koronakríza skomplikovala plány na komunikáciu so zákazníkmi, uvádzanie nových produktov ako aj ďalšie aktivity v oblasti live marketigu.
Eventové agentúry preto vytvárajú riešenia, ktoré nahradia štandardný živý prenos - „live stream“ - novým plnohodnotným nástrojom živej komunikácie.
Aj v agentúre CREATIVE PRO na kritickú situáciu dynamicky zareagovali a v priebehu niekoľkých týždňov priniesli funkčné a ucelené riešenia v oblasti virtuálnych & online eventov.
Prvou a veľkou výzvou bolo pre agentúru pripraviť tlačovú konferenciu, kedy sa predstavitelia spoločnosti nemôžu osobne postaviť pred médiá. Pre klienta O2 Slovakia vytvorili a technicky zabezpečili prvú virtuálnu tlačovú konferenciu na Slovensku. Odohrala sa 15. apríla v 3D plne virtuálnom štúdiu vytvorenom na mieru.
„Vytvorili sme prostredie, ktoré dáva priestor na všetky potrebné aktivity ako pri bežnej „live“ tlačovke, vrátane interakcií so spíkrami a cieľovými skupinami. A to napriek tomu, že každý z účastníkov sa v čase jej konania nachádzal na inom mieste,“ hovorí managing director CREATIVE PRO Group Štefan Kozák.
Virtuálne štúdio bolo navrhnuté tak, aby atraktívnym grafickým prevedením umožnilo zástupcom O2 predstaviť nové produkty a zároveň v reálnom čase odpovedať na vzniknuté podnety či otázky novinárov. Vznikol tak nový proces & wokflow, celkom odlišný od štandardného eventového procesu.
S: Počet účastníkov na virtuálnej tlačovej konferencii nie je obmedzený veľkosťou miestnosti, odpadajú aj problémy s cestovaním, ubytovaním, cateringom... Aké atribúty štandardnej konferencie nevie virtuálna nahradiť?
Radšej by som najskôr odpovedal na to, čo nahradiť vie :-). Vie nahradiť komunikáciu a v definovanej forme aj interakciu s cieľovými skupinami, zapojenie účastníkov, rozhovory, networking a informovanie na danej virtuálnej platforme, kde sa event koná. Dokonca vie byť virtuálny event aj osobný a autentický. Čiastočne vie nahradiť aj skúsenosť diváka s produktom pri kombinácii offline a online riešení.
No späť k otázke. Nedokáže však nahradiť plnohodnotnú, bezprostrednú interakciu s vôňami a chuťami, nie je tu ten moment živej radosti či nechute zo stretnutia (teda aspoň nie tak, ako sme ho doteraz poznali).
Nezabúdajme však na to, že eventy a riadené udalosti sú prirodzenou súčasťou vývoja ľudstva už tisícročia. Ľudia sú súčasťou dnešného sveta vďaka ich schopnosti vytvárať živé komunity, združovať a stretávať sa... To je už ale iný príbeh :-).
S: Mohli by ste porovnať finančné náklady pre zadávateľa na usporiadanie virtuálnej konferencie s tradičnou?
Úspora ja na úrovni 30 až 90 percent z nákladov na štandardný živý event. Všetko záleží od počtu účastníkov a náklade na jedného účastníka. Je prirodzené, že pri menších plne virtuálnych projektoch budú náklady aj na virtuálnu konferenciu nižšie. Aby som však bol konkrétnejší, tak napríklad pri štandardných nákladoch na „high level“ konferenciu pre 250 účastníkov sa úspora môže pohybovať na úrovni okolo 75 percent.
Virtuálne/online/digitálne eventy a riadené udalosti prinášajú prirodzene nákladové úspory, sú „zdravotne nezávadné“, bez rizika ohrození, nie sú závislé od počasia (mimo zemetrasení), sú škálovateľné bez obmedzení, vedia sprostredkovať zážitok bez geografických či logistických prekážok, majú absolútne minimálny dosah na životné prostredie (ak nerátame zvýšenú teplotu mediaserverov) a teda sú na 99 percent eco friendly & udržateľné. Aj e-crowd management je jednoduchší.
S: A čo sa týka množstva práce eventovej agentúry?
Nároky na počet ľudí v tíme sú naozaj väčie, ako by mnohí očakávali. Jedná sa v prvom rade o celkom inú štruktúru tímu, iný workflow, proces, manažment a riadenie virtuálnej/online udalosti ako aj jej tvorbu. Agentúra musí byť naozaj súčasťou celej skladby, vývoja konceptu a technických riešení, musí investovať veľa energie a času do adaptácie a hlbokého pochopenia riešení a možností, aby tak dokázala byť pre klienta dlhodobo prvou voľbou a pridanou hodnotou.
S: Koľko virtuálnych konferencií ste počas koronakrízy usporiadali?
Ďakujem všetkým odvážnym klientom a spolupracovníkom. Neboli to len plne virtuálne tlačové konferencie a eventy, ale aj virtálne webináre, greenscreen virtual eventy, uvádzania produktov, motivačné konferencie, all staff meetings a interné kampane. Celkovo ich bolo viac než dvadsať.
S: Čo bráni ich „masovejšiemu“ rozšíreniu?
Pokiaľ nepočítam strach z nepoznaného, myslím, že nič nebráni ich rozširovaniu. To, že o evente neviete, ešte neznamená, že nebol. Online, no pre uzavretú skupinu :)
S: Udrží sa sa takáto forma usporiadania tlačových konferencií aj pre dobu po návrate spoločnosti do “nového normálu”? Má potenciál stať sa súčasťou štandardnej komunikácie firiem, napríklad v prípade nadnárodných spoločností?
Som si takmer na sto percent istý, že áno a príležitosť či nový potenciál sa už dnes stáva štandardom. Návrat k úplne pôvodnému normálu nebude. Nový normál sa preto prirodzene dotýka aj množstva riadených udalostí a eventov.
Väčšina podujatí a ich „dokonale vytváraný obsah“ nebude iba offline, ale časť tohoto kontentu definitívne presiakne do online prostredia a stane sa jeho pevnou súčasťou. Bez obmedzenia veľkosti, národnosti či nadnárodnosti firiem, klientov a zadávateľov. Eventy sa stanú do veľkej miery HYBRIDNÝMI. A eventový ONLINE sa už dnes mení na ONLIVE.
S: Aký typ eventov je ešte vhodný v dnešnej dobe (alebo v budúcnosti aj s ohľadom na ekonomickú recesiu) na presunutie do online priestoru?
Všetko čo poznáme, dokonca aj to, čo ešte nie. To, čo sme si pred šiestimi mesiacmi nedokázali ani predstaviť, sa dnes stáva bežným očakávaním. Od interných a externých konferencií, veľtrhov, výstav, „townhall meetingov“, roadshow podujatí, workshopov, uvádzania značiek a produktov až po celkom novú osobnú virtuálnu externú a internú komunikáciu… akákoľvek riadená udalosť.