Haló, počujeme sa? To bola asi najčastejšie používaná veta pri príprave eventov, keď sa po začiatku pandémie v marci 2020 začal eventový svet narýchlo sťahovať do online prostredia. A hoci sa o hybridných eventoch hovorilo už niekoľko rokov, až lockdowny a rýchla reakcia agentúr a klientov prispeli k definitívnej transformácii sveta podujatí. Teraz, keď sa zdá, že pandémia by sa čoskoro mohla skončiť, je načase zamerať sa na to, aké take aways v podobe nových trendov nám tu zanechá.
Steve Wozniak ako keynote speaker? A prečo nie?
Dostať spoluzakladateľa spoločnosti Apple na IT konferenciu do Košíc by bolo v roku 2019 nepredstaviteľné. Ak by totiž aj sám Wozniak uznal, že sa oplatí investovať svoj čas do mohutnej a technologicky vyspelej komunity v košickom IT Valley, náklady spojené s jeho osobnou účasťou by boli pre akúkoľvek konferenciu v našich podmienkach nezvládnuteľné.
Pred pandémiou totiž ani publikum a ani väčšina organizátorov jednoducho neuvažovala o inej ako osobnej účasti speakrov. Avšak pandémia upriamila našu pozornosť na obsah. A tak v júni 2021 na košickej konferencii VSE Unit vystúpil online Steve Wozniak. Stálo ho to presne 32 minút času.
Ako sme mali možnosť vidieť aj v čase, keď sa ľudia „nadychovali“ medzi lockdownmi, ochota účastníkov konferencie prijať „online speakrov“ sa pomaly stáva samozrejmosťou. A to je vynikajúcou správou pre organizátorov podujatí, ktorí tak môžu mieriť ešte vyššie ako doteraz.
Take away: Pandémia nám otvorila nové možnosti. Exkluzívny svetový obsah máme na dosah ruky a vďaka dvom rokom online eventov účastníci konferencií chápu, že ten je cennejší ako osobná účasť „hviezd“.
Po pandémii príde diamantová éra živých stretnutí
Presne tak! Živý medziľudský kontakt chýbal každému a po uvoľnení opatrení sa ľudia nebudú vedieť nabažiť vzájomnej prítomnosti. Žiadny apokalyptický scenár o tom, ako si na odlúčenie „zvykneme“, sa určite nenaplní. Ale pozor, správanie a preferencie účastníkov eventov sa radikálne menia.
Keď sme koncom leta 2021 (keď bola pandemická situácia len veľmi mierne na vzostupe) ohlásili ITMA Summit (IT and Manufacturing Summit), od samého začiatku sa viac ako deväťdesiat percent účastníkov prihlasovalo na online podujatie, napriek tomu, že mali možnosť sa na evente zúčastniť naživo. Následne sme sa rozhodli, že konferenčná časť podujatia sa uskutoční len online, no pridáme večerný networkingový event s jasným vopred deklarovaným obsahom, formou a tiež limitom počtu účastníkov. Nikto z pozvaných svoju účasť neodmietol.
O čom to svedčí? Ľudia sa potrebujú stretávať viac ako kedykoľvek predtým. Je však mimoriadne dôležité jasne zadefinovať význam stretnutia a tiež myslieť na to, aby sa účastníci cítili bezpečne. Je preto veľmi dobré uvažovať nad tým, ako sa postaviť k jednotlivým častiam eventov tak, aby napĺňali potreby a očakávania hostí. V tomto prípade sme jasne odkázali: informácie vám doručíme online, a ak máte záujem o networking, môžete ho mať – efektívne, v úzkom kruhu partnerov a v neposlednom rade bezpečne.
A to sa netýka len delenia konferencií na informácie a networking. Túžba byť s ľuďmi, ktorí sú nám blízki, bude neodolateľná. Teambuildingy, večierky, ale aj launch nových produktov a ďalšie typy eventov sa budú tešiť obrovskému záujmu, ak dokážeme jasne definovať ich charakter.
Take away: Koniec pandémie so sebou prinesie obrovskú túžbu po živých eventoch. Je však mimoriadne dôležité odpovedať účastníkom kvalitným nastavením podujatia najmä na otázky typu „PREČO by som mal prísť?“ a tiež „Je to pre mňa bezpečné?“
Vypneme teda online?
Ani náhodou! Pandémia priniesla úžasný posun vpred v efektivite doručovania obsahu. Sú typy eventov, ktoré už ostanú len online, a potom sú také, ktoré si natrvalo nájdu hybridnú formu. Tieto dva typy budú tvoriť veľkú časť B2B, B2E a pravdepodobne aj menšiu časť B2C eventov.
Online síce omnoho ťažšie vytvára autentické zážitky, no ak sa precízne pracuje s jeho formou, je v doručovaní informácií neprekonateľne efektívny. All staff meetingy, semináre, produktové školenia, kongresy a ďalšie typy podujatí, ktorých hlavným zmyslom je odovzdať informácie, totiž počas pandémie objavili, že obrovská úspora času všetkých zúčastnených strán masovo dvíha záujem o online podujatia tohto druhu.
V neposlednom rade realizáciou eventu vzniká veľké množstvo obsahu, ktorý je možné využívať (a šetriť či zarábať na ňom) dlhodobo. Ďalšou výhodou je aj to, že online podujatia je väčšinou možné zorganizovať v kratšom čase ako živé eventy, firmy sú tak schopné prostredníctvom niekoľkých podujatí ročne pružne reagovať na aktuálne témy.
Take away: Ľudia nie sú „unavení z onlinu“, len im chýbajú live podujatia. Cestou k úspechu je správne identifikovať podujatia, ktoré budú návratom do živej formy pre ľudí prínosné, a tiež využiť obrovský potenciál efektivity, ktorú so sebou priniesli virtuálne, online a hybridné eventy.
Vyžmýkajte z eventu maximum! Content je kráľ!
V dnešnej dobe informácií musí značka bojovať o pozornosť a jeden kanál nestačí na jej dosiahnutie. Jednotlivé disciplíny sú čoraz viac prepojené a event poskytuje silný obsah pre PR či sociálne siete. Nedá sa spoliehať na organické šírenie informácií a treba pamätať v každom rozpočte pre eventy už aj so sumou na komunikáciu.
Je dôležité, aby si marketér vždy kládol otázku, prečo daný event robí. Aj dobrá interná konferencia či teambuilding sa dá použiť na budovanie Employer branding a môže mať výsledky v podobe nových zamestnancov, ktorí zareagujú na medializované aktivity firmy.
Take away: Tvorba pútavej komunikácie pred eventom, počas neho a po ňom je neoddeliteľnou súčasťou každého eventu. Ak je vhodne nastavená, dokážete mať široký zásah. Práve pri interných podujatiach často vidíme, aký má silný dosah na vlastných zamestnancov, z ktorých sa prirodzene stávajú ambasádori, ako aj na potenciálnych zamestnancov, ktorých oslovili aktivity firmy.
Skončil sa čas výhovoriek. Ekológia je zákon!
Odvetvie podujatí zohráva veľkú úlohu pri znižovaní vplyvu našich akcií na životné prostredie. A to prostredníctvom organizácie podujatí, ako aj povzbudzovaním iných sektorov na prechod k udržateľnejšej budúcnosti.
Naše podujatia musia byť ekologickejšie. Je veľa spôsobov, ako to dosiahnuť, napríklad využívaním udržateľných dodávateľov, udržiavaním dodávateľského reťazca na miestnej úrovni, zabezpečením recyklácie materiálov a tiež znížením cestovania a presunov na nevyhnutné minimum.
Teraz je čas, keď sa podujatia definujú nanovo, vzniká nový normál, nové štandardy. Je to jedinečná príležitosť, ako zadefinovať podujatia nanovo, tak aby boli minimálnou záťažou pre planétu. Nie je to však jednoduché ani lacné, takže musíme spojiť sily – agentúry, klienti, dodávatelia tovarov a služieb a rovnako účastníci našich eventov. Ak nepodľahneme výhovorkám, môžeme nasmerovať eventy na cestu udržateľnosti.
Take away: Pandémia nás naučila veľa. Už vieme, čo všetko sa dá zvládnuť online – bez cestovania. Vieme, že sú veci, ktorých sa jednoducho môžeme zrieknuť, a neublíži nám to. Využime to pri nastavovaní nových eventov.