Event advisor je nová služba na slovenskom marketingovom trhu, ako vznikla a čo zahŕňa?
Podľa dostupných informácii na Slovensku organizujú eventové agentúry asi 5 percent všetkých eventov, čiže 95 percent eventov neorganizujú eventoví špecialisti. Organizujú si ich firmy vo svojej vlastnej réžií a s organizáciou im vačšinou pomáhajú hotely, subdodávatelia služieb, alebo freelanceri.
Takáto organizácia však naráža na svoje limity. Profesionálne poradenstvo pomáha zlepšiť eventy z troch hlavných pohľadov: dokáže objektívne šetriť čas, peniaze a zvýšiť kvalitu z pohľadu kreativity, technického zabezpečenia a stratégie eventu.
Priblížte nám, ako vie event advisor šetriť čas a peniaze?
Viac ako dvadsať rokov v praxi mi poskytuje dokonalý prehľad o trhu. O klientoch, dodávateľoch, o umelcoch, o lokalitách, o rôznych technických riešeniach... Nie je to iba o kontaktoch, ktoré klient nemusí hľadať, ale aj o garancii kvality. S kontaktami, ktoré odporúčam, vie ísť klient „na istotu“. Zároveň pri hľadaní a odporúčaní vhodných dodávateľov viem zohľadňovať aj ďalšie požiadavky klienta, ako je napríklad cena a viem svoje odporúčanie a rady prispôsobovať tiež finančnému rozpočtu.
Zároveň viem posúdiť akúkoľvek inú cenovú ponuku a poskytnúť k nej klientovi odborné stanovisko, prípadne navrhnúť jej optimalizáciu, aby klient neplatil zbytočne za veci, ktoré nebude potrebovať, respektíve sa dajú zrealizovať vhodnejším spôsobom. Ďalšou možnosťou je tiež osobne dohliadnuť na priebeh realizácie eventu. Ako príklad uvediem zastrešenie kongresovej réžie eventu, alebo gastro audit, a tak ďalej.
Hovorili ste aj o kreativite, ktorá je asi najľahšie pochopiteľná.
Bežný organizátor eventu asi ako prvé pocíti, že mu pomaličky dochádzajú nápady a potreboval by nejaký impulz, aby dokázal zaujať a prekvapiť svojich hostí. Okrem dobrých nápadov mám rokmi vycibrenú empatiu na rôzne cieľové skupiny eventu. Vieme sa spoločne pozrieť na pripravený program a posúdiť, či sa naplnia očakávania organizátora a aj očakávania pozvaných hostí.
Pokiaľ sa vyskytne určitý problém, vieme ho včas vyriešiť, respektíve prísť s iným, vhodnejším riešením. Spomínaná empatia založená na skúsenostiach je veľmi dôležitá na to, aby hostia reagovali na evente tak, ako si organizátor predstavoval, alebo očakával a nedochádzalo k rôznym rozpačitým situáciám. Napríklad, keď sa „super nápad“ nepodarí.
... a spomínaná stratégia?
Vnímam hodnotu investovaných prostriedkov do eventu a s tým spojené očakávania klienta. Preto zadania vždy precízne analyzujem a prichádzam s jasnou stratégiou naplnenia stanovených cieľov. Vždy tvrdím, že event nestačí urobiť, event sa musí klientovi oplatiť. Pomocou strategického plánovania viem zlepšiť návratnosť investícií klienta a pomôcť dosiahnuť stanovené ciele.
Viete byť nápomocný aj pre veľkých klientov, respektíve eventových špecialistov?
Samozrejme. Pred pár mesiacmi som napríklad pomáhal pripraviť zadanie do tendra na najväčší firemný event na Slovensku. Bolo to naozaj veľké zadanie na viac ako 40 strán, kde exaktná špecifikácia požiadaviek ušetrila klientovi veľa času aj financií. Ponuky agentúr boli následne z veľkej miery porovnateľné a tým pádom naozaj mohla rozhodovať cena, ktorá je vo väčšine prípadov dôležitým kritériom.