Nový koronavírus priniesol pracovné problémy, aké náš svet práce nikdy predtým nezažil. Viacero spoločností vyzvalo svojich zamestnancov, aby v rámci preventívnych opatrení pracovali z domu. Zatvorili sa školy, obchody, biznis centrá a veľa ľudí sa dnes nemôže vrátiť na svoje pracoviská.
Práca z domu - pohľad do kuchyne agentúry a3.boot
Už pred dvomi týždňami som zamestnancom povedal, aby v tejto situácii zostali doma. Aj napriek tomu sme schopní fungovať ďalej. Prácu z domu umožňuje nekonečná škála digitálnych nástrojov a platforiem a nie je ľahké sa v nich vyznať.
Ak hľadáte rady, ako nastaviť firemné procesy na homeworking, tento článok vám môže pomôcť, pretože vám predstavím iba tie, za ktoré sa viem osobne zaručiť a ktoré nám zvyšujú produktivitu a mobilitu už niekoľko rokov. Reálne ich používame na riadenie projektov aj na komunikáciu. Sú vhodné na prácu z domu a fungujú aj v neplatenej verzii.
Ako zariadiť, aby sa vaši zamestnanci, rozptýlení po celej krajine, sústredili na vaše ciele?
Na úvod by som chcel zdôrazniť jednu vec - akúkoľvek technológiu použijete na homeworking, pre udržanie ducha tímovej práce sú dôležité dva faktory - ľudskosť a povzbudzovanie dobrej nálady.
Treba vziať do úvahy, v akom prostredí vaši zamestnanci pracovali, či pracujú v tímoch, a aké sú medzi nimi vzťahy. Vaši ľudia sa neuvidia dlhšiu dobu a nebudú sa môcť fyzicky stretnúť, preto je potrebné, aby ste zachovali vašu firemnú kultúru pri živote, a aby ste utužovali vzťahy, ktoré by v umelom online prostredí mohli zaniknúť.
Ako v praxi humanizovať virtuálne pracovisko?
Existuje veľa spôsobov, ako na to. Najjednoduchšie, čo môžete urobiť, je, že vždy, keď pozvete váš tím na online stretnutie, vytvoríte priestor aj na neformálnu konverzáciu, kde sa každý vyžaluje a vypustí domáci “pretlak”. Tiež je zdravé podeliť sa aj o zábavné veci, ako sú meme, vtipy a videá. Hovorte s nimi nielen o tom, čo ich trápi, ale aj o tom, čo im robí radosť.
V čom vás to môže posunúť?
Videokonferencie zlepšujú schopnosti navzájom sa v tíme počúvať . V praxi to znamená veľa sa učiť trpezlivosti, pozornosti a sústredenia na druhých. Premyslené a rešpektujúce počúvanie je charakteristickým znakom vyspelej firemnej kultúry.
Buďte na dosah
Druhá najdôležitejšia vec je v každej situácii zabezpečiť, aby boli vaši ľudia a všetky vaše dáta na dosah, z akéhokoľvek miesta a v kedykoľvek. Ešte odporúčam prečítať blogy Jasona Frieda z 37signals, ktorý okrem knižky “REMOTE”, kde komplexne poníma o práci na diaľku, napísal aj “To Do manager Basecamp”, ktorý tu spomeniem.
Ako a prečo sme tieto tooly priniesli do marketingovej agentúry?
Keďže som jednou nohou aj v IT brandži a zaoberám sa SAS riešeniami, preklikám ročne desiatky rôznych nástrojov. Pri ich hodnotení som si osvojil jednoduché pravidlo - každému toolu dám v testovaní šancu 30 minút. Ak v tomto časovom limite nie som schopný vytvoriť zmysluplnú vec, s ktorou som spokojný, zavriem ho a skúšam iný tool. Ak to nedám ja sám, nikdy o tom nepresvedčím nikoho vo svojom okolí.
Moji ľudia spočiatku nemali s SAS nástrojmi žiadne skúsenosti. Keď ich začali používať, už po krátkej dobe uznali, že im pomáhajú. Odrazu mali prehľadnejšie rozvhrnuté projekty, mohli projekty zdieľať odkiaľkoľvek a kedykoľvek. Efektívnejšie plánovali a kooperovali medzi kolegami, mohli jednoducho a prehľadne zadávať úlohy a vyhodnocovať ich plnenie.
A teraz k samotným nástrojom, ktoré aktuálne používame:
SLACK
Je základným nástrojom a nosnou chrbticou našej vnútrofiremnej komunikácie. Používame ho od jeho vzniku v roku 2013. Keď si naň zvyknete, úplne nahradí vašu mailovú komunikáciu. Pamätá si všetko, chodí na všetkych platformách, zdieľame si v ňom malé súbory, umožňuje hlasové a video hovory. Jednoducho, na Slack nedám dopustiť. :-)
ASANA
Software na riadenie projektov alebo inak To Do manager. Umožnuje nám prehľad o všetkých projektoch, sledovať prácu celého tímu, zadávať a plniť jednotlivé úlohy. Má integrované prvky agilného riadenia, ktoré mám rád. Predtým sme šesť rokov používali BASECAMP, čo je z môjho pohľadu najjednoduchší To Do manager, a je aj najvhodnejší, keď začínate s riadením projektov. Viem, že veľa agentúr používa TRELLO,a že o ňom hovoria aký je super. Priznám sa, že ja som Trello nikdy neskúšal.
MILANOTE
Absolútne najlepšia aplikácia za posledné roky na research a predprojektovú prípravu. Umožňuje jednoduchú kolaboráciu a ja mám v nej úplne všetko, dokonca aj recepty na varenie. :-)
ZOOM, WEBEX, HANGOUTS, SKYPE
Tímové chaty, videokonferencie, mítingy a webináre. Fungujú takmer bezchybne. Meníme ich podľa potreby a väčšinou používame tú, ktorú má náš klient.
CALENDAR
Bez zdieľaného kalendára to nejde. My všetci v a3.boot sme plnohodnotne na Apple platforme, takže používame iCal. Dlhé roky predtým sme používali Google calendar a fungoval dobre.
OFFICE
Ak potrebujeme naozaj vzdialenú kolaboráciu tabuliek alebo prezentácií, používame výhradne Google G suite. Apple alebo Microsoft sa len tvária, že kolaboráciu majú zvládnutú, pri nich sme takmer vždy narazili na nejaký problém.:-)
DROPBOX
Všetky ostatné cloudy su pekné a majú dobrý marketing. Skúšal som skoro úplne všetky, ale vždy mi na nich niečo nechodilo. Dropbox chodí dlhé roky na 100 % na všetkych platformách a na všetkých zariadeniach, preto by som zatiaľ Dropbox za nič iné nemenil.
FIGMA
Figma je náš primárny cloudový nástroj na digitálne návrhy, prototypovanie a na vytváranie digitálnych projektov. Umožnuje kooperáciu tímu v reálnom čase a spoluprácu na projektoch, úplne z akéhokoľvek miesta.
Ako toto všetko uviesť do života?
- Naučte sa najskôr vy sami ovládať nástroj, ktorý ste si vybrali. Máte len jednu šancu, že tool predstavíte svojmu tímu. Ak zlyháte už v úvode, všetci ho okamžite zavrhnú. :-)
- Sústreďte sa na digitálne vnímanie tímovej práce. Pomôžte svojmu tímu všetko správne pochopiť, hlavne im zdôvodnite, prečo tento nástroj zavádzate do pracovnej rutiny a ako ho adaptujete do pracovných procesov zamestnancov.
trénujte svoj tím. Najlepšie sú video tutoriály. Spravte učenie zábavným a neustále pritom skúšajte nové veci. - Nenechajte sa odradiť. Ak vaši ľudia nebudú spočiatku nadšení touto zmenou, dajte im čas. Zvyknú si a dokonca zmenia svoje pracovné návyky.
- Netrápte sa VPN, sieťami, bezpečnosťou, GDPR. Sústreďte sa na to, aby ste čo najskôr rozchodili tímovú spoluprácu na diaľku. To je teraz priorita. Na všetko ostatné budete mať dosť času neskôr.
- Uprednostnite cloudové online riešenia pre prácu na diaľku, pretože inštalácia natívnych aplikácií môže byť náročná. Všetky cloudové riešenia fungujú na bežných prehliadačoch a na mobilných aplikáciách.
- Neustále vytvárajte dojem skutočnej kancelárie a podnecujte komunikáciu medzi ľudmi.
Držím nám všetkým palce. :-)